Kasteel Duivenvoorde in Voorschoten zoekt een Allround Office Manager voor 24 uur per week
Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 04-04-2023
Kasteel-Landgoed Duivenvoorde is een ensemble van landgoed, kasteel, collectie en park in 1226 opgericht. Het Kasteel is het middelpunt van het landgoed en heeft een eigentijdse museale programmering voor publiek en een professionele dienstverlening voor zakelijke en particuliere klanten (huwelijken, diners, vergaderingen). Ook ontvangt Duivenvoorde wandelaars en liefhebbers van natuur. De organisatie draait op een kleine team van zeven vaste medewerkers, de directeur, hoofd relaties & development met ondersteuning, de conservator, landgoedopzichter met een assistent en de huismeester, en daarnaast een groep van ruim honderd vrijwilligers werkzaam binnen verschillende disciplines zoals de gidsen, buitenploeg en de Good Housekeeping
Allround Office Manager 24 uur per week
Duivenvoorde maakt zich op voor de viering van het 800-jarig bestaan in 2026 en is op zoek naar een allround office manager. Jij geeft ondersteuning aan de directeur, werkt nauw samen met het hoofd relatiebeheer & development en de conservator en bent coördinator voor de groep enthousiaste vrijwilligers. Samen met het team zorg je ervoor dat de interne gang van zaken op het kasteel soepel verloopt. Het accent in jouw taak ligt op secretariaat, financiële administratie, planning en vrijwilligerscoördinatie. Jij hebt een gevarieerde baan en vaak liggen veel dingen tegelijkertijd op je bord, dus je schakelt moeiteloos binnen dit diverse en wisselende takenpakket.
Indien je op zoek bent naar een leuke, afwisselende en zelfstandige functie met veel boeiende interne en externe contacten, dan is deze baan geschikt voor jou.
Taken en verantwoordelijkheden
- Financiële en administratieve werkzaamheden zoals bestellingen, contractbeheer, telefoon-. e-mailverkeer en uitwerken van (na)calculaties, memo’s en brieven.
- Contactbeheer, digitale archivering en afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie.
- Ondersteuning van de directeur.
- Zorgdragen voor openstelling Museum inclusief boekingen voor groepsrondleidingen, evenementen en verwerking van kortingsacties en –kaarten.
- Vrijwilligerscoördinatie en op orde houden van vrijwilligerscontracten en -overeenkomsten.
- Planning en organisatie publieksactiviteiten waaronder Dag van het Kasteel, Open Monumenten Weekend en (kerst)lichtjesavonden.
- Zelfstandig uitvoeren van alle voorkomende secretariële werkzaamheden.
Functie-profiel
- Minimaal hbo werk- en denkniveau.
- Je bent een ervaren office manager die proactief is en meedenkt. Hebt minimaal drie jaar werkervaring (in een vergelijkbare functie).
- Je kunt goed schakelen tussen werkzaamheden, je werkt secuur, coördineert, zorgt voor een adequate follow-up. Bent flexibel, dienstverlenend en kan werken met deadlines.
- Hebt ervaring en bent goed thuis binnen digitale programma’s zoals boekhoudkundige programma’s, Office 365/Excel en SharePoint.
- Sterke organisatorische, communicatieve en sociale vaardigheden.
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Creatief en oplossingsgericht, doortastend, energiek en hebt een verbindende persoonlijkheid.
- Je voelt je thuis binnen een klein en hecht team, je kan op verschillende niveaus opereren, bent is in staat prioriteiten te stellen en snel te handelen, waarbij ruimte is voor eigen ideeën en oplossingen.
Wij bieden
- Werken in een prachtig kasteel in de natuur binnen een leuk klein en gemotiveerd team met veel ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling.
- Een zeer veelzijdige en uitdagende functie in de culturele sector.
- Een jaarcontract voor 24 uur met een passend salaris, afhankelijk van leeftijd en ervaring schaal 7 museum-cao, met uitzicht op vast dienstverband.
- Reiskosten conform cao en incidenteel thuiswerken is in overleg mogelijk.
Procedure
Jouw sollicitatiebrief met cv kun je tot en met 4 april 2023 per mail sturen aan: info@kasteelduivenvoorde.nl ter attentie van mevrouw A. van Dorssen. Voor inlichtingen over de functie kunt u per mail contact opnemen via: info@kasteelduivenvoorde.nl.
Inwinnen van referenties en opvragen van een VOG maken deel uit van de procedure.